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沟通问题与策略:日常沟通过程中常见的十大问题与解决思路
类别:常见问题 发布时间:2024-08-31 浏览: [返回]

  沟通是一个完整的闭环管理过程,沟通的基本问题是心态,沟通的基本目标是传递信息、解决问题。沟通必须关注沟通的主体与客体,以及两者之间的联系。

  有效沟通,必须遵循5W2H法则,具有七个基本要素:沟通的时间、沟通的地点、信息的发出者、沟通的载体信息、信息的接收者、沟通渠道方式、反馈。其中具有三个关键环节:编码、译码、沟通渠道。

  在日常沟通过程中,我们在沟通前必须做好相应的调查研究工作,收集相关资料,分析研判双方的情势与优缺点等,在知己知彼的基础上预先制定相应的沟通策略。

  问题分析:沟通必须具有针对性的目标,无目的沟通就是浪费时间。凡是不能具体量化的沟通目标,你将不能有效地去评估是否达成,以及达成的效果如何。

  解决思路:沟通之前,沟通的主体应当基于内、外部环境的充分必要调查为基本前提,并且做好相应的记录整理与分析研判工作。在此基础上,知晓双方的优劣势和机会风险等,从而制定明确具体的沟通目标。

  举例说明:在某商务谈判前,A公司负责人安排下属通过网络、第三方电话调查沟通对象B公司的品牌文化、参与对象的能力与基本特征,了解对方的沟通方式等信息,形成一份书面调查报告。并且据此事先拟定沟通的基本策略与实施方案。

  问题分析:时也运也。凡做事之前,必须选择适合的时机。时间选择不正确,将很难取得预期的效果。

  解决思路:沟通之前,不论正式,还是非正式沟通,应当事前以对方可以接受的方式告知对方的沟通具体时间。沟通时间,选择双方适宜的、协调好其他工作的安排,使之不受影响。根据不同的时间安排,有利于双方选择适合的交通工具可以按时到达。沟通最忌讳的就是沟通双方不能按时赴约,而浪费了彼此的时间。

  举例说明:一场面试安排定于周四下午的14:00进行,面试者没有提前电话或微信告知HR,也没有按时到达。结果是迟到了半小时。这给用人单位的HR和面试官造成了一定的影响。并且该面试者在面试时还理所当然,没有任何道歉的行为。如此可见,这种行为是缺少基本职业素养的。

  问题分析:沟通之前,如果没有明确的地点,或者是地点只是大概的范围。这将给双方造成较大干扰与困惑。这是不利于沟通双方的合意达成。

  解决思路:沟通的地点必须事先以书面通知对方知晓。沟通地点的选择尽可能地选择大家可以知晓,方便到达的具体地址及名称。否则,由于地址不详而造成相应的损失与误解。

  举例说明:会议通知方式,在会前(提前三天或指定时间)以书面通知的形式告知参会者,具体的参会地址(具体到XX市XX区XX镇XX路XX弄XX号)和场所名称(如:XXX酒店A3088)。

  问题分析:沟通的渠道与目标,两者应当具有适宜匹配度。不同的渠道成本不同,对于预期目标的达成也具有不同的影响。

  解决思路:沟通目标选择通俗具体的具有可执行的,尽量双方能够通过努力可以达成,实现信息的传递与共享等。与之相对应的沟通渠道,选择保真性强的书面沟通,可以是邮件,明确限时回复;也可以微信通知,规定收到后限时回复确认。沟通的渠道必须是基于双方的认可,可接受度高,并且可以快速高效地实现信息的传递。

  举例说明:A公司的年度经销商会议通知,通过电子邮件+微信(群)的方式,通知与会人员,要求收到通知者,24小时内给予书面的回复确认信息。组织者在会前再次确认参会者的行程安排等。

  问题分析:沟通的主体,指的是参与者,包括:沟通一方的发信息者,进行编码;沟通的另一方接受者,需要进行解码。两者之间的信息传递需要一个明确具体的渠道。

  解决思路:发出者以明确的书面通知,以正常的文字说明确保对方可以接收并且接受的方式进行传达;接受者收到信息后进行理解与反馈对方,两者形成管理闭环。针对不理解/不清楚的信息,及时通过有效方式进行再次沟通,确保理解并接受。

  举例说明:商务谈判的双方,一方提出要求对方在质量不变的情况下以降价20%作为签约的前提条件;另一方表示如此降价幅度几近让其陷入不营利甚至亏损的境地。经过双方数轮协商,最终达成一致,可以以质量不变的情况下以降价10%达成合意。

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